Az uniós forrásból megvalósuló projektek a legtöbb esetben utófinanszírozottak, általában előleg igénylésének lehetőségével. A támogatási összeget a felügyeleti szervek szakaszosan bocsátják rendelkezésre, az utalások feltétele különféle szakmai beszámolók, pénzügyi elszámolások benyújtása. Ezen jelentések alapján ellenőrzik, hogy a projekt megfelelően halad-e időben, szakmailag alátámasztott-e, és a forrást hatékonyan és eredményesen használják-e fel. A megfelelő szakértelem hiányában bekövetkezett legapróbb szabálytalanság is a támogatás rendelkezésre bocsátásának csúszását, s ezáltal a projekt megvalósulásának eltolódását, rosszabb esetben a támogatás megvonását, a már kifizetett pályázati pénz visszafizetését eredményezheti.

Szolgáltatásunk tartalmazza a támogatási szerződés megkötéshez szükséges dokumentumok összeállítását, a projekt során igénybe vett szolgáltatások és vásárolt termékek beszerzésének szakszerű lebonyolítását (szerződések, árajánlatok, teljesítésigazolások, megrendelők, bérkartonok, munkaidő-nyilvántartások, munkaszerződések és munkaköri leírások projektnek megfelelő ellenőrzése). Elvégezzük a kifizetési kérelmek és a projekt előrehaladási jelentések összeállítását, a hiánypótlások teljesítését, a projekttel kapcsolatos kötelező kommunikációs elemek megvalósításában való közreműködést, a záró jelentés elkészítését. A projekt teljes ideje alatt részt veszünk és szakmailag képviseljük a kedvezményezettet a helyszíni ellenőrzéseken, és az esetleges szabálytalansági eljárások alkalmával is segítünk a minél kedvezőbb kimenetel elérésben. A projekt befejezése után irodánk vállalja a fenntartási időszakban felmerülő valamennyi adminisztratív kötelezettség ellátását, a projekt fenntartási jelentések összeállítását, az utókövetést.

A projektmenedzsment során elvégzendő szakmai feladatok:

• Támogatási szerződés megkötésének szakértői támogatása;

• Támogatási szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok és igazolások elkészítése, frissítése, és beszerzése;
• A támogatási szerződés dokumentációs anyagának a pályázati kiírás rendelkezéseinek megfelelő összeállítása;
• A projekt megvalósulása során esetlegesen szükségessé váló változás bejelentők előkészítése, közreműködő szervezettel való leegyeztetése, elkészítése és megküldése (e-mail) ajánlatkérő részére;
• A projektmenedzsmenti feladatok ellátása során szükséges kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettel;
• A projektmenedzsmenti feladatok ellátása során szükséges kapcsolattartás a megvalósításban, kivitelezésben érintett valamennyi szereplővel;
• Ajánlatkérővel, valamint a megvalósításban, kivitelezésben érintett valamennyi szereplővel egyeztetés a projekt megvalósításáról;
• Ajánlatkérő tájékoztatása (e-mailben) a számára megítélt támogatási összeg terhére kötendő vállalkozási/megbízási szerződések/megrendelők valamint egyéb dokumentumok (teljesítési igazolás, átadás-átvételi jegyzőkönyv, üzembe helyezési jegyzőkönyv, szállítólevél, stb.) kötelezően előírt formai elemiről, segítség nyújtás azok elkészítésében;
• Az ajánlatkérő által szolgáltatott adatok és dokumentumok alapján projekt előrehaladási jelentések összeállítása;
• Az ajánlatkérő által szolgáltatott adatok és dokumentumok alapján szakmai összefoglalók elektronikus rendszerbe történő feltöltése;
• Ajánlatkérő informálása (e-mailben) a pályázatban vállalt indikátor mutatókról és fenntartási kötelezettségekről, illetve azok teljesítésének határidejéről;
• Ajánlatkérő informálása (e-mailben) a pályázatban vállalt tájékoztatási és nyilvánosságra hozatali kötelezettségek kapcsán felmerülő, az ajánlatkérő által elvégzendő feladatokról illetve segítség nyújtás a fenti kötelezettségek a pályázati kiírásnak megfelelő teljesítésében;